Jedes Wochenende neue Künstler und eine neue Stadt Die Frau im Hintergrund: Layla Hoyen sorgt dafür, dass die NDR-Sommertour rund läuft

Von Bastian Rabeneck


Jetzt sind die Hand- und Heimwerker gefragt: Während in GMHütte im Rahmen der NDR-Sommertour ein typisch amerikanischer Bürgersteig entstehen soll, sprachen wir schon mal mit Layla Hoyen, die als Projektleiterin alle organisatorischen Fäden für das Sommertour-Event in den Händen hält.

Frau Hoyen, die NDR-Sommertour hat insgesamt vier Stationen. Eine davon ist Georgsmarienhütte am 4. August. Wie ist die Entscheidung auf die Stadt gefallen?

Das liegt in der Hand des NDR. Entweder bewerben sich die Städte beim Sender um die Sommertour oder der NDR schreibt Städte an, um eine landesweite Flächenverteilung zu gewährleisten. Anschließend entscheidet der NDR dann, an welchen Orten er sich mit seiner Veranstaltung präsentieren möchte. Zuerst einmal gibt es eine Vorauswahl an Städten, die besichtigt werden. Wir schauen uns mit einem kleinen Team die möglichen Veranstaltungsplätze an und verschaffen uns einen ersten Eindruck, ob wir die Sommertour vor Ort so umsetzen können wie wir sie planen.

Nach welchen Kriterien fällt denn die Entscheidung? Was hat Ihrem Team an Georgsmarienhütte besonders zugesagt?

Der Kirmesplatz Oesede in Georgsmarienhütte ist natürlich allein wegen seiner Größe schon super. Hinzu kommt, dass er mit seiner Nähe zum Rathaus und der Anbindung an die Innenstadt zentral gelegen ist. Das ist immer ein Vorteil. Die Versorgung auf dem Platz ist ebenfalls kein Problem: Stromnetz, Wasser und Abwasser – das ist alles bereits vorhanden, da die Stadt den Platz auch für andere Events nutzt. Für die Bewohner in Georgsmarienhütte ist der Platz also gewohntes Terrain.

Wie läuft die Zusammenarbeit mit der Stadt? Bei so einer großen Veranstaltung sind sicherlich etliche Absprachen für einen reibungslosen Ablauf nötig...

Es gibt von unserer Seite einen vorbereiteten Masterplan. Das ist sozusagen das Drehbuch der Sommertour. Dort sind alle Ansprechpartner, zeitlichen Abläufe, Infos zum Auf- und Abbau, Geländepläne und so weiter aufgelistet. Diesen Plan bespreche ich mit der Stadt. Wir stehen da in engem Kontakt, damit am Ende vor Ort alles so passt, wie es ursprünglich geplant ist. So weiß jeder was er zu tun hat und was wann und wo passiert. Somit können wir gut parallel arbeiten und kommen uns nicht in die Quere bei der Organisation.

Von der Erstellung des Masterplans bis zum Event: Wie kann man sich den Planungsablauf eines so großen Events vorstellen?

Wir sind zum Ende vergangenen Jahres mit den Planungen für die NDR-Sommertour gestartet. Zu dem Zeitpunkt war die Vorauswahl an Städten schon bekannt. Dann haben wir auch direkt angefangen, Künstler anzufragen, damit wir die rechtzeitig für uns buchen können. Im März und April haben wir die ersten Vorbesichtigungen gemacht und uns die Plätze angeschaut, die geeignet sein könnten. Ich bekomme dann Pläne der Orte zugeschickt und kann unseren Aufbau dort einzeichnen. Danach geht es Schlag auf Schlag weiter: Die Bühnen-, Technik- und Personalplanung steht an. Was die Logistik betrifft, müssen wir uns ebenfalls mit der Stadt absprechen. Genauso müssen mögliche WC- und Sanitäter-Standorte festgelegt werden. Manchmal gibt es auch lokale Partner, die sich präsentieren möchten. Das überprüfen wir ebenfalls.

Wie gehen Sie denn mit dem Thema Sicherheit um?

Wir fahren vor der Veranstaltung noch einmal in großer Runde in die Städte. Da sind dann Bühnenbauer, Stromanbieter, Polizei, Feuerwehr und Sanitäter mit vor Ort. Auf diese Weise können wir direkt eine Sicherheitsbesprechung machen, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Es haben schließlich alle dasselbe Ziel: eine gelungene Veranstaltung und sichere Besucher.

Erschweren Ihnen die Anforderungen an die Sicherheitskonzepte, die in den vergangenen Jahren so stark verschärft wurden, die Arbeit?

So würde ich das nicht sagen. Verändert haben sich die Vorgaben definitiv. Sie sind detaillierter geworden. Wir müssen mehr Vorgaben als zuvor berücksichtigen. Wenn alle zusammenarbeiten – und das funktioniert in Georgsmarienhütte mit der Feuerwehr, der Polizei und dem Ordnungsamt sehr gut – fällt es aber leicht ein entsprechendes Sicherheitskonzept vorzubereiten und umzusetzen.

Bevor Sie die Projektleitung für die Sommertour übernommen haben, hatten Sie die Leitung für die Landesgartenschau in Eutin 2016 inne. Mit der Landesgartenschau in Bad Iburg ist das natürlich auch ein großes Thema im Osnabrücker Land. Was haben Sie bei der Organisation so eines Events für weitere Projekte mitgenommen?

Da lernt man tatsächlich sehr viel. Die Landesgartenschau war ein interessantes Projekt, allein schon durch die Länge. Mit der Eröffnung musste praktisch das Programm für das nächste halbe Jahr stehen. Es ist also wichtig, diese zeitlichen Abläufe genau zu planen und auch einzuhalten. Dazu lernt man einiges über das gesamte Grundgerüst: Künstlerbuchung, Sicherheitskonzepte, wie plane ich mein Gelände und wie läuft der Einlass zur Veranstaltung. Darauf lässt sich für folgende Projekte gut aufbauen und man weiß genauer was noch verbessert oder verändert werden sollte.

Was macht die Sommertour für Sie aus?

Das ist für mich die Tatsache, dass die Sommertour ein großes Projekt ist, das allerdings vier verschiedene Standorte hat. Dadurch ist es immer eine sehr abwechslungsreich Zeit. Jedes Wochenende hat eine neue Stadt und neue Künstler zu bieten.

Haben Sie auch ein persönliches Highlight?

Das ist auf jeden Fall die Stadtwette. Ich finde es immer spannend, wie die Stadt damit umgeht, wie die Einwohner sich beteiligen und wie sie die Aufgabe umsetzen. Dabei entstehen einfach immer die schönsten Kostüme und die besten Kulissen. Alle Menschen lächeln und freuen sich, wenn sie gewonnen haben. Das ist einfach mein persönliches Highlight bei unserer Tour.

Am Veranstaltungstag sind Sie dann in Georgsmarienhütte selbst im Einsatz?

Genau, ich reise Donnerstagabend an und bin Freitag für den Aufbau vor Ort. Am Samstag arbeite ich auf und hinter der Bühne und regele den Ablauf. Den Abbau am Sonntag betreue ich ebenfalls ungefähr bis mittags. Nach einem kurzen Zwischenstopp im Büro geht es dann schon weiter mit der nächsten Station am 11. August in Duderstadt.

Und was kommt danach? Ist vor der Sommertour auch gleichzeitig nach der Sommertour?

Erst mal freue ich mich natürlich, wenn alles glatt gelaufen ist. Im Anschluss gibt es eine Nachbesprechung, damit wir die Eindrücke aktuell mitnehmen und besprechen können, was eventuell für das kommende Jahr geändert werden sollte. Parallel haben wir noch bis Ende September einige andere Projekte laufen. Dann gönnen wir uns eine kurze Pause und kurz vor Weihnachten starten auch schon die Vorbereitungen für die Sommertour 2019.


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